Dans un précédent article, nous avons échangé sur les avantages de la sous-traitance pour aller plus loin et plus fort, pour gagner du temps, pour augmenter sa productivité, sa qualité, sa flexibilité, pour réduire les risques et les budgets.
Mais qu'en est-il des risques associés à la sous-traitance et comment les anticiper ?
Non le moins cher n’est pas toujours le meilleur, le plus cher non plus d’ailleurs... Les critères de choix d’un prestataire sont aussi variables que nombreux, on notera cependant quelques éléments majeurs incontournables :
- Compétences sur le besoin exprimé,
- Références,
- Qualité des interlocuteurs qui vont intervenir sur le dossier,
- Disponibilité des équipes pour traiter votre dossier,
- Apports en méthodologie, expertises, outils...
- Perspectives d'accompagnement sur le long terme et au delà du sujet évoqué
- Envie,
- Budget.
Chacun de ces critères doit être argumenté par votre sous-traitant qui doit apporter des éléments de réponses tangibles.
Pour pouvoir être exhaustif dans la réponse apportée, vous devez en amont clairement exprimer votre besoin au travers d’un cahier des charges qui va être le miroir de votre maturité et de vos attentes dans l’exécution du dossier. Généralement pas de bonne réponse sans une bonne expression de besoin !
Pour faire travailler un tiers, il faut un contrat ! c’est une obligation légale mais n’abordez pas le contrat comme une simple formalité juridique, il est bien plus que cela. Le contrat de sous-traitance est bilatéral et sécurisant, il permet de décrire précisément les livrables attendus, les tâches à effectuer, leurs modalités de réalisation et de contrôle, les éventuelles pénalités, les conditions de paiement et de renouvellement de la prestation.
Au delà de ce cadrage global de prestation, certains autres points contractuels méritent une attention particulière :
- Cadrage de la sous-traitance indirecte (réalisée par le sous-traitant),
- Définition de la propriété des livrables,
- Encadrement des engagements de confidentialité,
- Analyse des impacts RGPD éventuels,
- Validation de la non dépendance financière,
- Garanties de non travail dissimulé,
- Vérification des assurances souscrites par le sous-traitant,
- ...
Que va t’il se passer en cas de défaillance de votre sous-traitant ? Les causes possibles sont nombreuses, en voici quelques exemples :
- Retards constatés dans le planning,
- Niveau de qualité du delivery jugé insuffisant,
- Rallonges budgétaires demandées,
- Changement d’un ou plusieurs profils de l’équipe,
- Difficultés financières constatées,
- ...
Pour ne pas traiter ces points sous pression au pied du mur, le maître mot c’est l’anticipation, prévoyez le pire (sans être non plus parano) et parlez-en à votre partenaire pour évoquer les solutions possibles et les engagements mutuels.
Attention cette démarche est une démarche bilatérale, vous devez également anticiper les défaillances dont vous pourriez être la source comme les défauts de paiement par exemple ou l’arrêt non justifié du chantier.
Plus aucun doute, votre prestataire est un pro mais pour la bonne exécution de sa mission vous devez maintenant lui transmettre le dossier en lui donnant accès à l’ensemble des éléments dont il aura besoin. Kickoff, onboarding period... vous conviendrez avec votre prestataire des meilleures modalités pour lancer au mieux le chantier (présentation mutuelle des équipes, rappel du contexte, enjeux et objectifs, planning projet, rôles et fonctions de chacun…).
Durant cette période, vous définirez également les étapes, outils et indicateurs clés de performance pour permettre à l’équipe de mesurer efficacement l’avancement qualitatif et quantitatif du dossier. Souvent mise de côté cette étape de cadrage du suivi est souvent négligée alors qu’elle est essentielle pour une bonne exécution.
Quelle frontière doit-on mettre avec son sous-traitant alors que l’on travaille tous les jours avec lui ? Tout comme pour un de vos collaborateurs, vous pouvez évidemment avoir une proximité relationnelle avec votre sous-traitant mais attention de bien scinder pro et perso. Pour cela la définition des indicateurs de suivi et de contrôle est fondamentale pour que le côté pro de la relation soit toujours apprécié sur des éléments objectifs. L’inverse est d’ailleurs parfois vrai également « Je ne l’aime pas mais c’est un pro, il bosse bien !».
Mon nom est Yann Puslecki, je suis indépendant. J’accompagne en mission ou en transition des équipes et des projets pour booster durablement la performance du digital commerce et des parcours omnicanaux. En savoir +