Vous voulez déconnecter ? profiter pleinement de vos congés ? ne pas être dérangé(e) ? vous voudriez que la rentrée soit plus douce ? Voici une check list de choses à faire avant de partir, ok ce sont des basiques mais comme tous les basiques, il est souvent bon de les rappeler.
Bouclez vos dossiers : Terminez les projets, bouclez les dossiers en cours en tous cas tous ceux qui peuvent l'être avant vos congés, un petit coup de boost avant de partir c'est un bon dernier effort pour éviter de devoir reprendre ces sujets à la rentrée.
Inscrivez vos dates de congés dans votre agenda : Notez les dates de vos vacances sur le calendrier partagé de l'équipe pour que tout le monde soit informé de votre absence.
Informez à l'avance : Prévenez votre équipe et vos supérieurs de vos dates de congés bien à l'avance.
Configurez les messages d'absence : Configurez une réponse automatique pour vos emails, votre teams, votre téléphone, etc... Vous devez dans le message informer de vos dates de vacances et fournir un contact de remplacement en vous assurant que ce même contact ne prend pas ses congés en même temps que vous.
Informez vos interlocuteurs privilégiés, boss, clients et partenaires : Communiquez avec votre boss, les clients et les partenaires externes pour les informer de votre absence et des contacts disponibles en votre absence. Privilégiez un call plutôt qu'un message d'absence informel.
Identifiez les actions : Listez tout ce qui doit être fait durant vos congés.
Priorisez les tâches : Indentifiez les tâches par niveaux de priorité, celles qui doivent être faites absolument et celles moins urgentes qui pourront attendre votre retour.
Checkez également les réunions qui doivent être réalisées durant vos congés : si elles doivent être maintenues identifiez celui ou celle qui prendra le lead de cette réunion et informez le, si elles ne doivent pas être maintenues pendant votre absence, supprimez-les des agendas.
Choisissez votre supléant : Identifiez la ou les personnes de confiance qui pourront assumer vos responsabilités en votre absence.
Informez cette personne de son rôle durant votre absence : organisez un point avec chaque personne pour l'informer et faites le avec suffisamment d'anticipation.
Transmettez les informations nécessaires : Assurez-vous que vos supléants disposent de toutes les informations, documents, accès outils nécessaires pour gérer vos tâches. Vérifiez que les accès à ces documents sont bien ouverts.
Clarifier les niveaux d'urgences : Établissez ce qui constitue une urgence et donnez des instructions claires sur comment vous contacter dans ce cas de figure et uniquement dans ce cas de figure.
Nettoyez votre espace de travail : Laissez votre bureau propre et organisé pour éviter tout désordre à votre retour.
Planifiez la réunion de retour avant de partir : Planifiez une réunion de reprise avec votre équipe et avec ceux qui ont assuré votre transition durant les congés pour vous mettre à jour sur les actualités et développements survenus en votre absence.
Planifiez également les autres réunions de rentrée : anticipez toutes les réunions qui seront à effectuer durant les 3 semaines suivant votre retour.
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Profitez pleinement de vos vacances sans interruption.
Bonnes vacances à tous.
Mon nom est Yann Puslecki, je suis indépendant. J’accompagne en mission ou en transition des équipes et des projets pour booster durablement la performance du digital commerce et des parcours omnicanaux. En savoir +